事務員へインタビュー

こんにちは。YSKライフコンサルタンツの山内です。
YSKからの第3回目となるコラムですが、今回もメンバーへのインタビューを行いました。
YSKには現在２名の事務員がおります。今回はバックオフィス業務を担う事務員お二人に、日々の仕事の様子やIFAへの印象について聞いていきたいと思います。

Q．簡単な経歴とYSKに入社されたきっかけを教えてください。

Aさん

証券会社で4年半勤務したのちYSKに入社しました。
先輩から声をかけていただきIFAという働き方やYSKについて知り、これから人員拡大をしていこうという中でバックオフィスに従事する人材を必要としていると伺いました。この業界はこれから大きくなると感じ、自分の今までのキャリアも活かしつつ働ける環境であることからYSKへ参加させていただくこととなりました。

Bさん

派遣社員として証券会社のお客さまサービス課で３年間勤務、金融とは一度離れましたが、証券会社時代にお世話になった方にお話しをいただきYSKに入社することになりました。

Q．毎日どのようなお仕事をしていますか？労働時間なども含めて教えてください。

Aさん

会社のバックオフィス全般なので、全部書き出すのは難しいですね。笑
現在は社長ともう一人の事務員の方と３人で日々の業務を分担しています。
提携証券会社とのメールや電話でのやりとり、新たなIFAの方との契約手続き、財務局への届出書類作成といったいわゆる「事務作業」や、取引チェックやモニタリング、各種承認、社内コンプライアンス会議の開催などの「内管業務」、他にも名刺・会社パンフレットの作成やホームページの更新など幅広く行っています。
勤務時間は日によってまちまちです。９時～１７時くらいがメインですが、日によって午前だけ、午後だけという日もあります。業務委託ですので、その日の業務量によって時間は自分で決めています。

Bさん

私は主に、IFAの方への事務連絡、新しく入社される方へのファーストコンタクト、入社手続きなどを担当しています。
９時～１７時で勤務していますが、日によっては早く退社する日もあります。
リモートワークもできるので、家で仕事もできる環境ではありますが、私はまだ以前の勤務サイクルが抜けず、活用できていない状況です。（笑）

Q．お仕事の中で大変だなと思うことがあれば教えてください。

Aさん

現在YSKには80名近いのIFAの方が所属されています。提携証券会社も４社あり、多くのIFAの方から日々さまざまな質問をいただきます。日によるのですが、質問や依頼が一気に舞い込んできたりすると、途端に忙しくなりますね。４社の証券会社のルールを頭に入れ切っているわけではもちろんありませんので、都度間違いのないように調べて回答するので時間がかかります。
またIFAと新たに契約する時には手続きがたくさんありますので、一気に多くの人数が入社されるときも大変ですね。

Bさん

４社の証券会社のシステムを使うので、それぞれのシステムの使い方、申請や発注のフローを覚えることですね。一度も使ったことのないシステムに関して、IFAの方から質問がきたりするので、わたしも日々勉強しながら覚えていっています。
また、時期によっては、１か月に10人以上の方の入社手続きをすることもあり、管理がとても大変です。提携先の証券会社、新しく入社される方へのメール対応が多いので、敬語や言葉遣い、言いまわしなど考えることが多くなりました。

Q．YSKの良いところ、悪いところを教えてください。

Aさん

多様なキャリアの人が働きやすい環境であることが良いところだと思います。IFAとして働き盛りの方、ワークライフバランスを大切に働くママさん方、フルリモートで地方で働く方、IFAを副業として働く方など、時代に合った多様な働き方に賛同し応援している会社です。
悪いところというか、YSKの特徴でもあるのですが、自立して働ける人にYSKは適していると思います。IFAの方の報酬率を高く維持するためにバックオフィスは最低限の人数で運営していますので、営業に関する手厚いサポートというのはあまりありません。

Bさん

とても働きやすい環境だと思います。
その人にあった働き方ができるので、今の時代にとてもあっていると思います。事務面からになりますが、なんでも意見が言えます。困っていること、不満に思うこと、聞いてもらえる環境でもあるので、正直に言ってしまいますね。

Q．優秀なIFAだなと思う人の特徴を教えてください。

Aさん

いろいろ使いこなしている方ですね。証券会社のシステムやキャンペーン、外部提携先など、使えるツールを自分のものにされている方は優秀だと思います。そういう方はアンテナを広く張り巡らせているためお客様のニーズにもいち早く応えられますし、システムやルールなどの変化の多いIFA業界での対応が早いです。

Bさん

自分で解決しようとする人
IFAに限ったことではないかもしれませんが、ご自身で解決しようとする方は、より一層理解も深まりますし、覚えられます。フローや注意事項など、扱う証券会社が多いので、聞くだけではなかなか覚えられないこともたくさんあります。その中で、自分のものにできることは、対応力にもつながると思います。

Q．逆に対応が大変だなと思うIFAの特徴を教えてください。

Aさん

自分で調べない人ですね。笑　一般的なパソコンの使い方や、フローがマニュアルとしてきちんと用意されているようなことについて質問されると、こちらはただそのIFAの方の代わりに調べているだけですので、「自分で一度調べて欲しいなあ」と思います。

Bさん

レスポンスが遅い人
直接お話ししてやり取りする機会が少ないので、連絡ツールの返答が頼りになります。
もちろん、みなさんお忙しいですし、目を離さずPCや携帯を見られているわけではないので、仕方ないところもありますが、１日返ってこないと少し不安になります。（笑）

Q．YSKの先行きと個人的な今後のビジョンなどあれば教えてください。

Aさん

YSKはまだまだメンバーが増えていく成長過程にあると思います。さまざまな企業との提携も増えつつありますので、運用のみならずIFAの方がお客様に提供できるサービスの幅も広がるのではないでしょうか。
これからの会社の置かれる環境の変化に対応していけるよう、マルチな知識・対応力を私自身もっとつけていくことが当面の目標です。

Bさん

私が入社したころよりも倍以上に人数が増え、これからもどんどん増えていくと思います。
IFA業者といえば、YSKと呼ばれるくらい大きくなることではないでしょうか。
個人的には、IFAのニーズが高まり、できる業務も増えてきているので、臨機応変に対応できる力を身に着けていきたいと思っています。

以上、弊社事務員の働く声を掲載させていただきました。
当社の所属メンバーも10月には84名となります。
それをたった２人で捌いている素晴らしく能力の高い事務員ですので、ぜひIFAの方も参考にしてみてください。
ご興味のある方は弊社までメールやお電話でぜひご連絡ください。
最後まで読んでいただき、どうもありがとうございました。